سند و مدرک

فصل اول: سند و مدرک

تعریف سند و مدرک از نظر لغوی:
سند:‌ دلیل،‌ رسید،‌ قبض،‌ نوشته،‌ مدرک،‌ نوشته ای که قابل استفاده است،‌ چیزی که به آن اعتماد کنند،‌ جمع آن اسناد است.
سند دو نوع است:
۱) رسمی که در مرجعی ذی صلاحیت تنظیم شده است. ۲) عادی که در مرجعی ذی صلاحیت تنظیم نشده باشد.
مدرک: محل ادراک،‌ حس،‌ زمان ادراک،‌ مأخذ و دلیل چیزی و جمع آن مدرک است.

تعریف سند و مدرک از نظر اصطلاحی:
اسناد تاریخی بخشی از محتویات بایگانی هاست که امروزه از مهمترین منابع پژوهشی است و کلیه مکاتبات سلطنتی،‌ فرمان ها،‌ معاهدات سیاسی، انواع نوشته های اداری و دیوانی،‌ اسناد قضایی،‌ مالی و بخشی از مکاتبات خصوصی و خانوادگی است که به طور طبیعی در اثر فعالیت ها و عملیات اشخاص و سازمان ها به وجود آمده است؛‌ در حالی که مدارک عبارت است از کلیه مطالبی که سندیت داشته و فرد یا سازمان، آن را به وجود آورده است. مدارک عام تر از اسناد است که هر فرد یا مؤسسه ای برای نگهداری آن اقدام می کند. هنوز تفکیک قابل ملاحظه ای بین سند و مدرک وجود ندارد و گاه به جای یکدیگر به کار می روند.
همچنان که در زمان حال،‌ سند اساس تصمیم گیری در کارهاست. برای مورخ هم سند اساس قضاوت درباره گذشته است. او بدون سند نمی تواند اظهار نظر کند. همه کتاب هایی که در رابطه با گذشتگان است،‌ صرفاً‌ براساس اسناد نوشته شده اند و نمی توان حکم کلی داد. امروزه بیش از هر زمان دیگر سندیت مورد توجه قرار گرفته و اساس کار پژوهش واقع شده است. اسناد تاریخی عمدتاً‌ ابزار کار و اساس پژوهش های مورخان است. (منظور از مورخ فقط کسانی نیست که در علم تاریخ به معنای خاص آن صاحب نظرند. بلکه هرکس که در تاریخ هر رشته و بعدی از ابعاد زندگی انسانی کار کند،‌ مورخ تلقی می شود.) و بنابراین پیشرفت و تحول هر علمی بسته به آشنایی با قدرت و تاریخ آن علم است. وجود اسناد،‌ به ویژه اسناد کتبی در گذشته،‌ تاریخ را می سازد و همگان بر این امر معترف اند که بنای تاریخ انسان از اسناد ساخته می شود.

اَشکال سند:
در دوره های مختلف زندگی بشر غلبه بر بعضی از نمادها بر دیگری بیشتر بوده است. طبعاً‌ اسناد مکتوب اهمیت و ویژگی خاصی دارد،‌ ولی گاه مورخ مجبور است به هر رمز،‌ اشاره،‌ علامت،‌ نماد و وسیله ای متوسل شود تا بتواند به سوال های خویش پاسخ دهد. درباره ارزش وجودی اسناد مکتوب و در مقام مقایسه آن ها با اقسام دیگر منابع،‌ باید گفت که این اسناد نه تنها وسیله مناسبی برای درک تاریخ و شناخت تحولات اجتماعی،‌ اقتصادی،‌ سیاسی،‌ اداری،‌ فرهنگی و نظامی یک جامعه هستند؛‌ بلکه چون حاصل فعالیت های اداری و درباره اعمال روزمره زندگی افراد اجتماعی بوده و برای حفظ روابط جامعه با دستگاه های اداری و حاکمه تهیه و تنظیم شده و می شوند، خالی از شایعه دروغ،‌ تظاهر،‌ اغراض خصوصی و ملاحظه کاری هاست و به سبب همین نقش اساسی و قابل اعتماد که این منبع،‌ در اصالت ضبط وقایع ایفا می نماید،‌ از قدیمی ترین ایام در جوامع باستانی شناخته و اهمیت آن آشکار بوده است. بنابراین با استفاده از این نوع مدرک به اشتباهات،‌ پرده پوشی ها،‌ مجعولات،‌ گزافه گویی ها و بالاخره ملاحظه کاری های برخی از تاریخ نویسان گذشته می توان پی برد و حقایق امور را درک و کشف کرد. (۱- اسناد مکتوب،‌ ۲- اسناد غیر مکتوب)

جعل سند:
شناخت مدارک و اسناد معتبر کار ساده ای نیست و نیازمند علم،‌ اطلاع و تجربه فراوان است و مشکل اساسی،‌ شناخت اصالت و اعتبار اسناد است. شناخت اسناد تاریخی به دو عامل زمینه و زمان بستگی دارد. به این مفهوم که تحت اصول و قواعد باید آن ها را شناخت.
دلایل جعل اسناد:
۱٫ حب و بغض ها
۲٫ غرض ورزی ها
۳٫ انگیزه های قومی،‌ قبیله ای و خانوادگی
۴٫ بیماری های نفسانی
در طول تاریخ، افسانه هایی که جنبه واقعیت پیدا کرده و یا واقعیت هایی که معدوم شده و به جایش افسانه نشسته است،‌ همه متکی بر ساخت اسناد جعلی است. تشخیص صحیح از سقیم،‌ هم از طریق بررسی های مادی و فیزیکی اسناد و هم از طریق بررسی های محتوایی، کار پژوهشگران نسخ خطی و تاریخی است.
تقلب در منابع غیر مکتوب، شدت و حدت کمتری ندارد و جعل و مونتاژ و تحریف عکس و فیلم و امثال آن به ویژه در قرون اخیر فراوان دیده می شود.

فصل دوم: علومی که در پژوهش تاریخی نقش دارند

علم مطالعه فرامین و اسناد یا دیپلماتیک:
در واقع این مطالعه،‌ وظیفه آرشیوها به معنای رایج و مصطلح آن است و مردان اهل قلم در دربارها مأمور نوشتن تصمیم ها و فرمان های مسئولان رده بالای جامعه بوده اند. هنگامی که این کار سازمان پیدا کرده است به تدریج دبیرخانه، دفاتر ثبت و محاکم و دفاتر تجارتی به وجود آمده است. این اسناد گنجینه سیاسی (رنسانس)،‌ فرمان ها را دیپلم می نامیدند. به این لحاظ به این علم دیپلماتیک نیز می گویند.

پالئوگرافی:
به شیوه های قدیم خط نویسی اطلاق می شود و آن را علم خط نبشته های قدیمی نیز گفته اند. تاریخ استفاده آن به قرن ۱۸ میلادی برمی گردد. در پالئوگرافی ۳ زمینه به طور مشخص مطرح شده است که عبارتند از: زمنیه یونانی،‌ زمینه رومی و لاتینی و زمینه قرون وسطایی مغرب زمین و رنسانس٫

علم مطالعه و بررسی اسامی خاص:
موضوع علم «اونوماستیک» مطالعه و بررسی اسامی خاص است و دارای چندین شاخه فرعی است که عبارتند از: مطالعه اسامی مکان ها‌، رودها و افراد که هر سه ریشه یونانی دارند.

قوم شناسی:
وجوه خاص گروه بندی های نوع انسان را مشخص می کند. هدف مشترک تمام شاخه های قوم شناسی تنظیم نوعی تاریخ انسانی است. قوم شناس در واقع قوم نگار هم هست. بنابراین جمع آوری و نگهداری اسناد آرشیوی برای این رشته علمی اهمیت دارد.

باستان شناسی:
متکی بر تاریخ بی نوشتار است و اطلاعات باستان شناس از کاوش ها به دست می آید. علم باستان شناسی یا آرکئولوژی نه تنها علم کلی برای شناخت تاریخ است که گاه اصالت آن از همه اقران آن بیشتر است و تنها راه و طریق تحقیقات و پژوهش های تاریخی به شمار می آید. رشته های علمی که در رفع نیازهای باستان شناسی مؤثرند عبارتند از: زمین شناسی، جغرافیای طبیعی و سیاسی،‌ نقشه برداری، تاریخ، فقه اللغه، تاریخ هنر،‌ معماری و شهرسازی،‌ پیکر تراشی، کتیبه شناسی،‌ خط شناسی،‌ پاپیروس شناسی،‌ سکه شناسی،‌ شناخت پیکره های مومی،‌ مهر شناسی و هنر کنده کاری.

فصل سوم: آرشیو،‌ تعریف،‌ تنوع و کاربرد

بایگانی و آرشیو،‌ تعریف،‌ اهمیت و کاربرد:
برای بایگانی و آرشیو و تعریف گوناگونی شده است که گاه با هم تداخل دارد و تفکیک آنها به ویژه در عرف قدری دشوار است. در اینجا به پاره ای از تعاریف از این دو واژه اشاره می شود.
۱٫ در فرهنگ آکسفورد در تعریف آرشیو آمده است:
۱) مکانی که در آن اسناد عمومی یا سایر مدارک مهم تاریخی نگهداری می شود.
۲) مکان اسناد و مدارک تاریخی حفظ شده
۲٫ در فرهنگ فارسی معین درباره آرشیو چنین آمده است: «جایی که اسناد،‌ اوراق،‌ تصاویر،‌ پرونده ها،‌ صفحات موسیقی و مانند آن حفظ می شود با بایگانی»
۳٫ تعریف سازمان یونسکو چنین است: «آرشیو عبارت است از تمام اسناد غیرجاری یک نماد یا مؤسسه (یعنی اسنادی که برای اجرای وظایف جاری مورد نیاز نیستند)‌ که به دلیل ارزش دائمی آنها نگهداری می شوند یا باید نگهداری می شوند.» همچنین آرشیویست،‌ «بایگان،‌ ضبّاط،‌ کسی که مأمور نگهداری آرشیو است» معنا شده است.

بایگانی:
بایگانی،‌ محصول دفتری موفق هر مدیریت سازمانی است وحاوی کلیه اسناد،‌ مکاتبات و شواهد کتبی و غیرکتبی مربوط به روند اداری و جاری یک سازمان است و هر سازمانی برای انجام امور خویش،‌ هر لحظه ممکن است که به اسناد بایگانی نیاز داشته باشد. به عبارت دیگر،‌ بایگانی حافظه سازمان به شمار می آید. بایگانی از آن جهت حائز اهمیت است که مدیر قبل از اتکا به خلاقیت خود، به حافظه خود و بایگانی سازمان متکی است و مدیرانی که حافظه قوی تری دارند، عملکردشان بهتر است و سرعت و دقت دو رکن اساسی در مدیریت است.

تفاوت بایگانی و آرشیو:
۱٫ بایگانی به تعداد سازمان ها وجود دارد و اسناد آن معمولاَ در معرض نقل و انتقال و تحویل است.
۲٫ اسناد بایگانی ارزش های متفاوتی دارند و گاه ارزش خود را از دست می دهند.
۳٫ اسناد بایگانی برای انجام امور سازمانی و جاری است.
۴٫ بایگانی بستر و خاستگاه اسناد آرشیوی است؛‌ در حالی که عکس آن صحیح نیست.
۵٫ بایگانی خاص امور دفتری و سازمانی است؛ در حالی که اسناد آرشیوی این مشخصات را داراست:
۱) عصاره و چکیده بایگانی ها و مکاتبات اداری است.
۲) ارزش نگهداری دارد.
۳) معمولاً‌ مربوط به امور جاری نیست و مشمول گذشت زمان می گردد.

ارزش اسناد آرشیوی:

اسناد آرشیوی شامل ابعاد دیگری مانند اداری،‌ تاریخی و فرهنگی هستند.

اسناد آرشیوی حقایق بسیاری را برای ما روشن می کند که ذیلاً‌ به اهم آن اشاره می شود:
۱٫ طرز مکاتبات اداری و ترتیب ثبت و ضبط نامه ها و احکام و دستورات
۲٫ اصطلاحات اداری،‌ دیوانی،‌ سیاسی،‌ اجتماعی،‌ مالی و تحول آن ها
۳٫ ترتیب مقاله نویسی و نحوه تهیه اسناد قضایی و مالی در دوره های گذشته
۴٫ وضع اقتصادی و مالی کشور و مردم
۵٫ طرز رفتار کارکنان و مأموران دولتی با مردم
۶٫ مسائل گوناگون اجتماعی
۷٫ روشن شدن نکات جغرافیایی
۸٫ کشف خلقیات،‌ آداب و رسوم و چگونگی تحولات فکری مردم
۹٫ تطور و تکامل خط فارسی
۱۰٫ تحول،‌ تطور فن نویسندگی و انشا
۱۱٫ بررسی مهدها،‌ طغراها،‌ توقیع ها،‌ دستخط ها،‌ امضاها، و توشیح های پادشاهان و امرا و اولیای امور
۱۲٫ تحول در وضعیت هنر و علاقه مندی به آن
۱۳٫ بررسی موارد فوق الذکر از طریق بررسی آرشیوهای فیلم،‌ عکس،‌ نقاشی،‌ پوستر،‌ صفحه و مانند آن

ارزش کاربردی اسناد آرشیوی:
از نظر علمی:
اسناد در پژوهش های علمی می تواند بیانگر بسیاری از واقعیات تاریخی باشد. در مذاکرات علمی،‌ در بیان امتیازات و افتخارات علمی و تقدم و تأخر وقایع،‌ اسناد تاریخی روشن کننده و رافع ابهام خواهد بود.

از نظر سیاسی و حقوقی:
حل اختلافات در مناقشات سیاسی از مسائل بسیار مهم است. بررسی اسناد از جنبه های سیاسی و حقوقی رافع بسیاری از مشکلات است. اسناد خلیج فارس و مناقشات چندین ساله به ویژه در جریان جنگ تحمیلی یکی از آن موارد است.
از نظر اجتماعی و فرهنگی:
اسناد نشان دهنده نحوه ارتباطات فرهنگی،‌ تقابل مردم و دولت و یا برعکس وحدت دولت و ملت است.

فصل چهارم: تاریخچه آرشیو

آرشیو در قدیم
در بسیاری از ادوار تاریخی،‌ الفاظی چون خزانه و ؟ برای مرکز اسناد و آرشیو به کار رفته است. بنابراین آرشیو پدیده ای جدید نیست و تاریخچه آرشیوها به زمان پیدایش خط برمی گردد. در نتیجه حفاری هایی که در نقاط مختلف انجام شده،‌ هزاران لوح کشف شده که مدارک مربوط سه نوع آرشیو را در اختیار ما گذاشته است:
۱) آرشیوهای سطنتی
۲) آرشیوهای معابد
۳) آرشیوهای خصوصی

آرشیو در قرون جدید در اروپا
در قرن دوازدهم میلادی،‌ بایگانی مفهوم تازه ای پیدا کرد و آرشیوها به وجود آمدند و تا قرن شانزدهم در سراسر اروپا توسعه یافتند. قرن شانزدهم،‌ به ویژه اواسط و نیمه دوم این قرن در تاریخ آرشیوها دارای اهمیت خاصی است. در این زمان آرشیوهای دولتی شکل گرفت. برخی در گسترش فرهنگ آرشیوی دو عامل زیر را مطرح کرده اند:
۱) وجود واحدهایی مخصوص این کار در سازمان های اداری و دولتی
۲) توجه دانشمندان و محققان به پژوهش.اولین رساله کوتاه درباره بایگانی اسناد را ژاکوب فن رامینگن در سال ۱۵۷۱ نوشت. پیدایش علم دیپلماتیک و نیز بررسی اسناد به شیوه علمی را به روحانیون فرقه بندیکتن نسبت می دهند.

فصل پنجم: اصول و وظایف آرشیوی

آرشیو به عنوان وظایف نهاد یا سازمان مشخصاتی دارد. یکی از ویژگی های آرشیو این است که برخلاف کتابخانه آن را نمی سازند، بلکه ساخته شده است. اسناد آرشیوی که توسط پدید آورندگان آن تنظیم یافته،‌ توسط مرکز آرشیوی تحویل گرفته می شود.

پاره ای از ویژگی های اسناد آرشیوی:
الف) به طور عمده بر روی کاغذ ثبت شده اند.
ب) در نتیجه فعالیت یک اداره یا سازمان جمع شده اند.
ج) از نظر فیزیکی ممکن است نامتجانس باشند.
د) از آنها نسخ متعددی وجود دارد.
ه) اسناد آرشیوی در طول زمان و به مرور جمع می شوند.
و)‌کنترل چندانی نسبت به صفات فیزیکی متنوع آنها وجود ندارد.
ز)‌ آرشیوها باید در خدمت سازمان های مادر خود و نیز محققان و عامه مردم باشند.
اسناد تا وقتی جاری هستند و در جریان امور اداری استفاده می شوند،‌ به مؤسسه و یا سازمان آرشیوی منتقل نمی شوند،‌ اما پس از گذشت مدت زمان مشخصی که در هر کشور میزان آن تفاوت می کند به آرشیو منتقل می شوند.

وظایف آرشیوی:
۱٫ سیاستگذاری: اولین گام،‌ بدون روشن شدن اهداف ادامه کار مؤسسه آرشیوی بی مورد است.
۲٫ شناسایی و دریافت: شناسایی اسناد از طریق شناخت اهدا کنندگان،‌ امانت دهندگان و یا واگذارکنندگان صورت می گیرد و خرید یکی از راههای دریافت اسناد است.
۳٫ ارزشیابی: ارزشمندی سند توسط متخصص ارزیابی می شود. اجازه امحا یکی از نتایج ارزشیابی است. امحا یعنی از بین بردن و عمدتاً‌ تبدیل کردن مواد به مواد قابل مصرف که از فواید آن فضاسازی برای اداره ها و سازمان هاست.
۴٫ ثبت: ارزش آن در این است که مشخص می کند مجموعه از کجا و در چه رابطه ای تهیه شده است.
۵٫ طبقه بندی: از روش نمایه سازی استفاده می کند. برای نمایه سازی آنچه مهم است،‌ سند خوانی است.
۶٫ خدمات اطلاع رسانی: به دو صورت انجام می شود: خدمات با واسطه و خدمات بی واسطه.
خدمات بی واسطه: ایجاد تسهیلات لازم برای محققان و علاقه مندان جهت مراجعه مستقیم به سازمان آرشیوی برای استفاده کردن از اسناد آن.
خدمات با واسطه: تهیه ابزارهای کمکی از قبیل تهیه فهرست،‌ تبلیغ و آگهی جهت ارائه موجودی و آمادگی برای ارائه خدمات
۷٫ حفاظت و نگهداری: پیشگیری از آسیب دیدن اسناد و فراهم کردن شرایط مناسب.
عوامل آسیب رسان به اسناد:
– فیزیکی
– شیمیایی
– بیولوژیک
– غیر متعارف

عوامل فیزیکی:
– رطوبت: رطوبت مجاز برای آرشیو ۵۰ تا ۶۰ درصد
– درجه حرارت: حرارت باید بین ۱۵ تا ۲۵ درجه سانتیگراد باشد.
– فرسایش
– نور: باعث بی رنگ شدن کاغذهای رنگی،‌ چرم و پارچه شده و کاغذ را اکسیده می کند.
رطوبت زیاد سبب تضعیف چسب ها،‌ به هم خوردن ابعاد اجسام،‌ لک شدن کاغذ و پخش شدن مرکب می گردد. در گرمای زیاد‌، چسب و سریش جلد کتاب خشک و فاسد می شود. فساد فیزیکی و مکانیکی سبب ساییدگی و پارگی شده یا با از بین بردن لایه رویی الیاف زیرین نمایان می شود.

عوامل شیمیایی:
– آلودگی های جوی: آرشیوهایی که در نواحی صنعتی قرار دارند،‌ توسط گازهای گوگردی تهدید می شوند.
– جوهرها: در قدیم از مرکب های مازو که حاوی ترکیبات آهن بود،‌ استفاده می شد که آهن موجود در آن نقش کاتالیزور را داشت که باعث سوراخ شدن کاغذ در بعضی مواقع می شد.
– عوامل بیولوژیک: جوندگان چون موش صحرایی به اسناد آسیب می رسانند.
۸٫ مرمت: روش هایی که برای مرمت اسناد مورد استفاده است، ۱) خشک ۲) خیس که هرکدام از این روشها خود به شیوه های جزئی تری تقسیم می گردند که اهم آنها عبارتند از: مرمت با تیشه،‌ مرمت با کاغذ لمی نیش،‌ مرمت ماشینی.
۹٫ آموزش: آموزش برای تربیت نیروی انسانی جدید و شاغل در مراکز آرشیوی اولین گام است.
۱۰٫ تاریخ شفاهی: آرشیو شفاهی یکی از وظایف حساس مراکز آرشیوی است. تاریخ شفاهی عملی است که به وسیله آن از طریق مصاحبه،‌ سخنرانی و یا درخواست کتبی از افراد صاحبنظر و مطالع که در پژوهش های تاریخی وجود دارد پر می شود.

فرق بین آرشیو و کتابخانه:
تفاوت این دو ناشی از ماهیت کاری است. کتابخانه سه وظیفه اصلی و اولیه آن، حفظ مجموعه کتاب و سایر موارد چاپی است.

آرشیو: وظیفه اصلی آن گردآوری،‌ حفاظت و نگهداری مجموعه اسناد و مدارک سازمان ها و افراد است.
اشتراک آرشیو و کتابخانه: هر دو برای حفاظت اطلاعات ارزشمند هسند و هر دو اهداف مشترکی دارند.

اهداف مشترک کتابخانه و آرشیو:
۱٫ هر دو اهداف مشترکی در دسترس پذیری مؤثر و اقتصادی مراجعه کنندگان خود دارند.
۲٫ هر دو مشکلات مشابهی در حفاظت از مجموعه خود دارند.
۳٫ هر دو نظرهای مشابهی در تربیت و آموزش حرفه ای نیروی انسانی دارند.
۴٫ هر دو علاقه به استفاده از تکنولوژی پیشرفته برای اطلاع رسانی هرچه بیشتر با مراجعه خود دارند.
تفاوت های میان آرشیو و کتابخانه:
۱٫ مواد: مواد کتابخانه معمولاً‌ منظم و تمیزند،‌ از کتابخانه خریداری می شوند. مجلات و مواد سمعی و بصری بخشی دیگر از مواد کتابخانه را تشکیل می دهد. ثبت کتاب به صورت تک تک و جداگانه است و هر کتاب هویتی دارد. مواد آرشیوها چون عمری از آنها گذشته، اغلب در اماکن نامناسب،‌ نمناک و مرطوب بوده و عمدتاً از بین رفته و فرسوده اند.
۲٫ گردآوری و مجموعه سازی: مجموعه سازی در کتابخانه ها از طریق خرید انجام می شود. کتابخانه ها مجموعه خود را از هر جا و هر کس دریافت می کنند. در حالی که آرشیو عمدتاً‌ به سازمان خاصی بستگی دارد. کتابخانه موضوع گراست؛‌ در حالی که آرشیو سازمان گرا و وظیفه گراست. در آرشیو مجموعه ساخته شده و در طول زمان به وجود آمده است. مجموعه آرشیو عمدتاً‌ از طریق واگذاری‌، اهدا،‌ وقف و امانت فراهم می شد.
۳٫ رده بندی: در کتابخانه طبقه بندی بر اساس روش های خاص انجام می شود. برای مثال از سر عنوان های موضوعی سیند و کنگره استفاده می شود. در آرشیو نمی توان از طبقه بندی کتاب استفاده کرد. بهترین روش برای آن استفاده از نمایه سازی است.
۴٫ دسترسی پذیری: در کتابخانه از روش باز و بسته و یا ترکیبی از آن دو استفاده می شود. در روش باز هرکس می تواند کتاب مورد نظرش را از قفسه بردارد. در آرشیو روش و نظام معنا ندارد. اسناد آرشیوی به لحاظ منحصر به فرد بودن و نفیس بدن در دسترس افراد قرار دارند.
۵٫ نظافت و حفاظت: در کتابخانه حساسیت فوق العاده ای برای نسخه های آن وجود ندارد. چون نسخه های کتاب معمولاً‌ منحصر به فرد نیستند و قدمتی هم ندارند. چنانچه آسیبی ببینند یا در بازار می توان مجدداً‌ آن را به دست آورد و یا در کتابخانه های دیگر نسخه ای از آن تهیه کرد. در آرشیو نظافت در آغاز انجام می شود و قرنطینه دقیقاً‌ اعمـال می گردد و برای این منظـور بخشی با عنوان مرمت و ضد عفونی ایجاد می شود.
۶٫ وجین کردن: در کتابخانه ها پس از مدتی،‌ وجین امری طبیعی است. حجم و اکثریت مواد به ویژه کتابها موجب می شود که هر از گاهی وجین صورت گیرد. در آرشیو وجین در آغاز کار است. برنامه اجازه امحای اسناد زاید به منزله همان وجین در کتابخانه است.
۷٫ فراگیری و گستره: پوشش و فراگیری آرشیو به صورت مختصر و جزئی، بسیار فراتر از حد کتابخانه و انگیزه ها برای نگهداری اسناد آشیوی هم بسی بیشتر از کتاب و کتابخانه است.
۸٫ از نظر مقصد و هدف: از نظر فرهنگی،‌ آرشیو به سازمان مادر وابسته است و علت وجودی آن حفظ مدارک،‌ منافع و حقوق سازمانی است. در حالی که کتابخانه به طور عمده اهداف و متقاصد فرهنگی و آموزشی را به طور عام تعقیب می کند.

فصل ششم: انواع آرشیو،‌ طبقه بندی و اصطلاحات رایج

انواع آرشیو از جنبه های مختلف:ُ
۱- از نظر شکل:
شامل آرشیو مکتوب،‌ مواد سمعی،‌ عکس و فیلم،‌ پوستر،‌ نقشه و آرشیوهای زیر شکل
آرشیو مکتوب: قدیمی ترین نوع آرشیو ،‌ سازمان های آرشیوی حاوی اسناد مکتوب هستند.
آرشیو مواد سمعی: به جمع آوری نوارهای صوتی می پردازد. مثل آرشیو صدای جمهوری اسلامی ایران
آرشیو فیلم: هر مرکز سینمایی و تلویزیونی آرشیو فیلم دارد.
آرشیو عکس: عکس از شایع ترین مواد سندی پس از اسناد مکتوب است.
آرشیو پوستر: پوستر خبری،‌ تبلیغاتی،‌ فرهنگی و مانند آن حاوی مواد ارزشمند اطلاعاتی است.
آرشیو نقشه: نقشه ها در ابعاد مختلف به نگهداری ویژه ای نیاز دارند.
۲- از نظر مکان:
آرشیو منطقه ای اصلی (کشوری)،‌ ایالتی و استانی،‌ شهری و قصبه ای می تواند باشد.
آرشیو منطقه ای: آرشیوی که دو یا چند کشور برای حفظ میراث مشترک به تأسیس آن اقدام کنند.
آرشیو ملی: هر کشوری به یک آرشیو ملی نیازمند است. آرشیو ملی حاوی اساسی ترین و مهمترین اسناد و مدارک مربوط به تاریخ یک کشور است.
آرشیو ایالتی و استانی: در کشورهایی که به صورت فدرال اداره می شود،‌ مثل کانادا و … برای خود آرشیو خاصی دارد.
آرشیو شهری: بسیاری از شهرداری ها خود به تأسیس آرشیو شهری اقدام می کنند و این کار را برای حفظ هویت شهری خود انجام می دهند.
آرشیو بخشی و دهستان: اگر آرشیو جدی در نظر گرفته شود،‌ در سطح دهستان نیز می توان آرشیوی فراهم کرد.
۳- از نظر فرد یا سازمان های تولید کننده:
از این دیدگاه آرشیو یا فردی است یا جمعی. آرشیو فردی مربوط به اشخاص معروف و سرشناس است که خود به تهیه آرشیو می پردازند و آرشیو دولتی (زیر نظر دولت)‌یا خصوصی (زیر نظر شرکت های خصوصی) ‌دسته بندی آرشیو جمعی است.
آقای جهانگیر قائم مقامی اسناد تاریخی را چهار نوع دانسته است:
۱) اسناد عادی: (امور مالی ،‌ حقوقی و قضایی)
۲) اخوانیات: (؟ و هنری ، حقایق زندگی روزمره)
۳) سلطانیات
۴) دیوانیات

فصل هفتم: پژوهش اسنادی

تاریخ نویسان در ابعاد مختلف برای استحکام پژوهش های خویس به بررسی،‌ بازخوانی،‌ بازنویسی و تجزیه و تحلیل اسناد می پردازند. پژوهش اسنادی عمدتاً مورد توجه تاریخ نویسان است. پژوهش اسنادی شامل مراحل: ۱)‌ نسخه شناسی ۲)‌ ترکیبات سند و ۳)‌ سندخوانی است.
نسخه شناسی شامل شناخت خط،‌ کاغذ،‌ مرکب،‌ حواشی و… است. نسخه شناسی در کتاب نقد و تصحیح متون به انواع کاغذ اشاره شده است.
۱٫ کاغذ سمرقندی: این نوع کاغذ توسط امیران چینی در سمرقند عرضه می شد و بین تاریخ نویسان بسیار رایج بوده است.
۲٫ کاغذ خراسانی: در روزگار بنی امیه و بنی عباس این کاغذ مورد استفاده بوده و انواع سلیمانی، نوحی،‌ فرعونی،‌ طلحی،‌ جعفری و ظاهری آن دارای شهرت است. بعضی از انواع ‌آن با پاپیروس های مصری رقابت می کرده است.
۳٫ کاغذ خان بالیغ: این کاغذ در پکن تهیه می شد و به دلیل مرغوبیت برای نگارش مصحف و نگارش های عربی و فارسی به کار گرفته می شد و رنگ حنایی آن در نسخه نویسی بیشتر استفاده می شد.
۴٫ کاغذ پوستی: از پوست حیوانات و به خصوص پوست آهو ساخته می شد و آن را به قدری نازک می کردند که مانند کاغذ صاف و نرم می شد.
۵٫ کاغذ کشمیری: این نوع کاغذ در شبه قاره ی هندوستان ساخته می شد. نگاشته های فارسی در هند عمدتاً بر روی این نوع کاغذ بوده و ؟ آن برای نسخه نویسی به کار می رفت.
۶٫ کاغذهای دفتری و کاهی،‌ کم بها و ارزان بودند که کاتبان برای نوشتن پیش نویس ها و دفتر حساب و کتابچه های سیاق از آن استفاده می کردند.
کاربرد انواع مرکب ها با مواد مختلف و رنگ های گوناگون در قرون گذشته حائز اهمیت است. برای مثال،‌ استفاده از زاج،‌ دوده،‌ صمغ و مواد دیگر باعث قدمت استحکام مرکب های دست ساز بوده و وجود ناخالصی در آن باعث اضمحلال کاغذ می شده است.
خط یکی از ارکان مهم در سند شناسی است و در هر زبان، شناسایی خط نقش مهمی در پژوهش اسنادی دارد. اسناد مهم عمدتاً‌ با خطوط معروف و با رعایت اصول هنری نوشته می شدند. خطوط مشهور عبارتند از: خط نسخ،‌ خط تعلیق، خط توقیع، خط رقاع،‌ خط نستعلیق، خط شکسته نستعلیق و خط دیوانی.
جدول کشی خطوطی است هندسی و مستقیم که چهار جانب متن کتاب را محصور می کند.

تذهیب: به کاربردن نقوش منظم هندسـی و یا قرینه که مذهِّـب در کشیدن آنها از سـیاهی و آب زر استفاده می کند و اگر از رنگ ها یدیگر هم استفاده کند،‌ ترصیع نام دارد.

ترکیبات سند:
ترکیبات سند ۲ مهم است: ۱)‌ متن ۲) اضافات
۱) متن:
متن سند شامل مضمون و موضوعی است که سند درباره آن نوشته شده است. متن از اجزای مختلف تشکیل شده است:
الف. مطلع یا مقدمه: قسمتی از متن است که معمولاً‌با خطی زیبا و جالب نوشته می شده و در آداب دبیری و ترسل مورد توجه بوده است و شامل:
۱٫ خطاب: آن بخش مطلع که گاه حمد و سپاس خدا، گاه شخص مخاطب و گاه شرح و توجیهی بوده تا دلیل صدور فرمان و منشور باشد.
۲٫ القاب: دادن القاب پیشینه ای قدیمی دارد و هر صنف برای خود لقب خاصی داشته است. در همه ادوار به نوعی از آن استفاده می شده است. ابوبکر خوارزمی در قطعه خود درباره این لقب دادن ها می گوید: «چون درهم در دست ایشان نیست،‌ القاب را به جای زر و سیم رایج کردند.»
۳٫ دعا آخرین بخش مطلع است.
ب. شرح موضوع یا اصول یادکن کلام: این قسمت مهمترین و مفصل ترین بخش در متن است.
ج. خاتمه: آخرین بخش در سند است. گاه حاوی دستور،‌ توصیه و سفارش به عمال دولت و گاه حوی آرزو و گاه متضمن دعا بوده است.

۲) اضافات:
شامل: – تحمیدیه (حمد و ثنای خدای تعالی در آغاز نامه ها)
– توقیع (در لغت به معنی نشان گذاردن و نوشتن عباراتی در ذیل یا بالای ناهم یا کتاب است؛‌ دستخط پادشاهان و ملوک توقیع نام دارد؛‌ چون پادشاهان چند سطر در زیر یا در حاشیه منشورها و فرمان ها و مکاتیب می نوشتند،‌ به آن ها منشور توقیعی،‌ مثال توقیعی و ملطفه توقیعی می گفتند؛‌ یکی دیگر از معانی آن در اسناد نشان یا امضایی است که شخص شاه یا رجال درجه اول به جهت رؤیت اسناد و گواهی صحت آن ها در پای اسناد می گذاردند که به آن توشیح می گفتند. این رسم تا پایان دوره صفویه رایج بود و توقیع هم تا اواخر دوره قاجار رایج بود)
– طغرا (توقیع گاه به معنای طغرا بوده است. گاه به طغرا،‌ علامت و طرّه هم می گفتند که در واقع به علامت و نشان مخصوص شاهان که بر نوشته های سلطانی و دیوانی به منظور تأیید و تأکید مندرجات آن ها اضافه می کردند اطلاق می شد. در زمان سلجوقیان دیوانی به نام دیوان طغرا به وجود آمد و تنوع طغراها در زمان صفویه بیشتر شد. از ویژگی های طغراها،‌ تنوع استفاده از مرکب های مختلف است.)
– توشیح (اولین توشیح مربوط به محمدشاه است که در گوشه چپ به موازات مهر نوشته است. این رسم در دوره قاجار بوده و امروزه به آن امضا کردن می گویند.)
– مهر (مهرداری از دیرباز از مشاغل محترم و مورد اعتماد دربارها بوده است. در اسلام پیامبر برای اولین بار مهری ساخت و نقش محمد رسول الله را برای خویش انتخاب کرد. به مهر،‌ خاتم هم می گفتند. مهر به دو دسته تقسیم می شد: ۱- کوچک: که تنها نام سلاطین یا آیه ای از قرآن داشت. ۲- بزرگ: که تزیین محسوب می شد و سجع مفصلی داشت که غالباً یک بیت شعر در ستایش سلطان صاحب مهر به همراه داشت.)
آخرین جزء سند تاریخ کتابت است. در قدیم تاریخ قمری به صورت عدد و حروف نوشته می شد.

ثبت دفتر:
این مرحله پس از آماده شدن سند و یا زمانی که آن را در دفاتر دیوانی ثبت می کردند، در واقع از آن رونوشت برداشته می شد تا سابقه آن در دیوان باشد و در گوشه سند می نوشتند،‌ ثبت دفتر شد. منشیان،‌ مستوفیان و حسابداران هم به تناسب مضمون درستی و صحت مفاد سند را در پشت آن با مهر یا نام خویش گواهی می کردند که به این کار ظهرنویسی می گویند.

سندخوانی:
پس از بازخوانی سند و انجام پژوهش های لازم تاریخی،‌ پیام سند و یا اسناد به خوبی آشکار می شود. بررسی درباره سندخوانی دارای ۴ مرحله اساسی است:
۱٫ خواندن سند؛‌ (گاه مدت ها وقت صرف می شود تا سندخوان حقیقت کلمه یا کلمات را بفهمد.)
۲٫ بازنویسی سند؛‌ (سند بازنویسی می شود تا برای حروف چین آسان تر قابل خواندن باشد و باید دقیقاً‌ امانت رعایت شود و علامت کروشه برای افزودن کلمات یا اینکه کلمات ناخوانا است به کار می رود.)
۳٫ معرفی سند؛‌ (باید به ۴ نکته توجه کرد: الف) تعیین مرجع سند ، ب) مشخصات ظاهری سند ،‌ ج) تاریخ نگارش سند ،‌ د) موضوع)
۴٫ توضیحات و حواشی؛‌ (نقش پژوهشگر و توانایی او دقیقاً در این قسمت ظاهر می شود که قسمت هایی از سند را که دارای ابهام است به صورت توضیحات اضافی در مقدمه یا حاشیه یا زیرنویس بیاورد.)

در آخر:
اصالت سند در مقایسه با نسخ خطی به مراتب مهمتر است؛‌ چون سند ارزشمند معمولاً تنها نسخه اصلی است. در حالی که نسخه خطی چه بسا نسخه بدل باشد.

فصل هشتم: سازمان ها،‌ مؤسسات و انجمن های آرشیوی

لازمه آشنایی با آرشیو،‌ آشنایی با مراکز و مؤسسات دارنده آن در سطح هر کشور و دنیاست. توجه به آرشیو از توجه به کتابخانه در دنیا متأخرتر است. در عین حال توجه خاص نسبت به مسئله آرشیو و اهمیت آن در تبیین و تدوین مسائل تاریخی و اداری سبب شده است که سازمان ها و مؤسسات مشخص و معتبر آرشیوی به وجود آید.
وظیفه آرشیو ملی کشورها که معمولاً‌ براساس قانون به وجود آمده اند،‌ عبارت است از انجام کلیه وظایفی که یک آرشیو باید داشته باشد و سیاستگذاری و دادن خط مشی به سایر آرشیوهای کوچک و بزرگ. در سطح هر کشور، آرشیو ملی حائز اهمیت است.

سازمان های آرشیوی در خارج از کشور:
۱٫ آرشیو انگلستان
۲٫ آرشیو ترکیه
۳٫ آرشیو سوئد
۴٫ آرشیو فرانسه
۵٫ آرشیو کانادا
۶٫ آرشیو هند
۱٫ آرشیو انگلستان:
در سال ۱۹۵۴ کمیته ای اداری تحت ریاست سرجیمز گریگ که بعداً‌ به کمیته گریگ شهرت یافت،‌ باعث تصویب قوانینی در مورد اسناد دولتی و تعیین حدود وظایف و مسئولیت های اداره اسناد دولتی شد. براساس این قانون در سال ۱۹۵۸ شورای مشورتی اسناد دولتی به وجود آمد که برای حفظ و نگهداری اسناد دولتی و ایجاد تسهیلات برای دسترسی مراجعان رهنمودهای لازم را ارائه کرد. نام آرشیو انگلستان پی. آر. او یا مرکز اسناد عمومی است که در سال ۱۸۳۸ تأسیس شد. رئیس پی. آر. او. به عنوان حافظ اسناد دولتی تلقی می شود. اسناد دولتی برای چهار منظور نگهداری می شود. به عنوان سابقه،‌ برای پاسخگویی،‌ به منظور مطالعه و بررسی تاریخ و وظیفه استنادی. اداره دولتی به تقاضای واصله از دستگاه ها و سازمان ها مبنی بر نگه داشتن اسناد بیش از مدت سی سال رسیدگی می کند.

۲٫ آرشیو ترکیه:
اولین ساختمان جدید آرشیو یا خزانه ای اوراق در سال ۱۸۴۹ به دستور سلطان عبدالمجید به پایان رسید. آرشیو عثمانی حاوی اسناد بسیار ذی قیمت و ارزشمند تاریخی است که شامل دفاتر ثبت و اسناد دیوان همایون،‌ اسناد دفتری یا وزارت دارایی و سایر ادارات و دستگاه های دیوانی است. در سال ۱۹۲۳ بعد از انقراض امپراطوری عثمانی و قبل از ایجاد جمهوری ترکیه،‌ آرشیو به مدیریت کل اسناد آرشیو تغییر نام یافت. مدیریت کل آرشیو دولتی ترکیه که عملاً از سه بخش وزیر سازمان نخست وزیری تشکیل شده است،‌ در آنکار مستقر است. بخشی برای آرشیو عثمانی،‌ بخشی آرشیو جمهوریت و بخش سوم سند آرایی است که تعیین و تشخیص مدارک اداری،‌ سازماندهی،‌ تمرکز و طبقه بندی آن،‌ طبق روش های نوین را بر عهده دارد.

۳٫ آرشیو سوئد:
آرشیو ملی سوئد در سال۱۶۱۸ تأسیس و در سال۱۸۷۸مستقل شد. علاوه بر آرشیو ملی،‌ هفت آرشیو منطقه ای دیگر در سوئد وجود دارد و به جز آرشیوهای نظامی که زیر نظر وزارت دفاع است،‌ دیگر مؤسسات آرشیوی زیر نظر وزارت فرهنگ اداره می شود. سالانه حدود ۴۰۰ تا ۴۵۰ هزار سند در سوئد مورد مطالعه و درخواست قرار می گیرد.

۴٫ آرشیو فرانسه:
آرشیو فرانسه در قصر سوبیز مستقر است که یکی از شاهکارهای معماری پاریس است. با آنکه در دوران سلطنتی به آرشیو توجه شده،‌ اما در دوره جمهوری به سبب حودث و اتفاقات،‌ مخصوصاً‌ در سال ۱۷۸۹ مجلس ملی مؤسسان،‌ سازمان آرشیو ویژه ای را به نام آرشیو ملی بنا نهاده و سپس براساس قانون،‌ مجموعه های دیگری به آرشیو ملی ملحق شد. در دوره لویی چهاردهم و شانزدهم توجه زیادی به آرشیو نشد؛‌ ولی با این وجود در بین سال های ۱۷۸۹- ۱۷۹۱ حدود ۴۰۰ مخزن متفاوت آرشیوی بود. در سال ۱۸۰۸ ناپلئون قصر سوبیز را به عنوان آرشیو ملی قرار داد. از سال ۱۸۰۶ به تدریج وزارتخانه ها عادت کردند که اسناد آرشیوی خود را به آرشیو ملی بفرستند. تا سال ۱۹۸۸ طول قفسه بندی اسناد سازمان آرشیو ملی فرانسه حدود ۶۰۰ کیلومتر بود که به لحاظ کمیت و قدمت از ویژگی خاصی برخوردار است. به دلایل امنیتی بازدید از تمام بخش های آرشیو ملی برای عموم امکان ندارد و عموم می توانند به لوکاران (مواردی مربوط به تحقیقات اسنادی) ،‌ قصر سوبیز (برای بازدید از موزه تاریخ فرانسه) و هتل روهن مراجعه کنند. بخش مهرها،‌ نقشه ها و تصاویر،‌ میکروفیلم و مرکز تحقیقات بر روی اسامی و نام ها از بخش های مهم آرشیو ملی فرانسه است.

۵٫ آرشیو کانادا:
این آرشیو در سال ۱۸۷۲ تأسیس شد و به عنوان قدیمی ترین مؤسسه فرهنگی فدرال محسوب می شد. این مؤسسه توسط فرماندار،‌ رئیس را انتخاب می کند و رئیس در واقع قدرت قائم مقام نخست وزیر را دارا است و از طریق وزیر ارتباطات فعالیت خود را به مجلس گزارش می کند. آرشیو ملی کانادا در شورای جهانی آرشیو فعالیت دارد و یکی از اعضای برجسته آن است. سال های ۱۹۵۰ تا ۱۹۶۸ سال های شکوفایی و تلاش آرشیو کانادا می باشد.

۶٫ آرشیو هند:
آرشیو ملی هند در سال ۱۸۹۱ به عنوان بخش اسناد شاهنشاهی در شهر کلکته تأسیس شد و پس از استقلال آن را به دهلی نو انتقال دادند. قدیمی ترین سند مربوط به سال ۱۴۸۸ میلادی است. میلیون ها پرونده که بعضی از آنها تقریباً‌ سه قرن قدمت دارند،‌ در این آرشیو نگهداری می شود. اسناد آرشیوی در زمینه های مدیریت،‌ اقتصاد و مسائل اجتماعی حاوی اطلاعات خوبی است و این واحد دارای انتشارات است.

سازمان های آرشیوی داخلی:
۱٫ سازمان اسناد ملی ایران
۲٫ خبرگزاری جمهوری اسلامی ایران
۳٫ اداره کل آرشیو وزرت امور خارجه
۴٫ آرشیو سازمان میراث فرهنگی
۵٫ مؤسسه پژوهش و مطالعات فرهنگی
۶٫ مرکز آرشیو و اسناد صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران

* سازمان اسناد ملی ایران
این سازمان تنها سازمان قانونی آرشیوی است که با هدف جمع آوری اسناد ارزشمند و حفظ و نگهداری آنها و ارائه آن به محققان و پژوهشگران به وجود آمده است. این سازمان زیرنظر سازمان امور اداری و استخدامی است که رئیس آن معاون رئیس جمهور می باشد. این سازمان در سال ۱۳۴۹ با تصویر در مجلس وقت پدید آمد.

وظایف سازمان:
۱٫ جمع آوری و حفظ اسناد ملی ایران از دستگاه های دولتی،‌ اشخاص و خانواده هایی کمه این گونه اسناد را در اختیار دارند.
۲٫ تمرکز پرونده های راکد از طریق اجرای طرح مرکز بایگانی راکد کشور
۳٫ امحای اوراق زائد
رئیس جمهور در تاریخ ۲۷/۰۶/۱۳۶۹ به کلیه وزارتخانه ها و مؤسسات و شرکت های دولتی طبق بخشنامه ای اهمیت حفظ و نگهداری اسناد و ضرورت همکاری آنها را با سازمان اسناد ملی ایران متذکر می شود.
از سال ۱۳۷۲ پژوهشکده اسناد به منظور تحقق اهداف پژوهشی سازمان به وجود آمده است و دارای سه گروه پژوهشی تاریخ،‌ اطلاع رسانی و مرمت است.

* خبرگزاری جمهوری اسلامی ایران
این مؤسسه اولین مؤسسه خبری ایران است که از سال ۱۳۱۲ با عنوان آژانس پارس، در سال ۱۳۵۴ سازمان خبرگزاری پارس و پس از انقلاب اسلامی ایران (۱۳۶۰) با نام خبرگزاری جمهوری اسلامی به کار مشغول است. در حال حاضر این سازمان یکی از سازمان های تابعه وزارت فرهنگ و ارزشاد اسلامی است و بیش از ۴۰ دفتر نمایندگی در داخل کشور و ۳۰ نمایندگی در خارج از کشور دارد. واحد عکاسی سازمان با بیش از ۲ میلیون فریم نگاتیو غنی ترین و قدیمی ترین آرشیو عکس در ایران است.

* اداره کل آرشیو وزارت امور خارجه
به دنبال تشکیل کنگره وین در سال ۱۸۱۵ میلادی (۱۱۹۴ ه.ش) و وضع اصول و قواعد روابط دیپلماتیک در ایران مرجع مفهومی با عنوان دفترخانه امور غرب تأسیس و تنظیم روابط خارجی ایرنان با دول بیگانه به آن سپرده شد. در دوره های بعد گردآوری اسناد روابط خارجی با نظم و ترتیب بیشتری انجام پذیرفته است. تاکنون مجموعاً حدود ۳۰ میلیون برگ سند در آرشیو وزارت خارجه شامل: ۱) اسناد قدیمی ادارات مرکزی وزارت امور خارجه،‌ ۲) اسناد نمایندگی های سیاسی و کنسولی ایران در خارج از کشور،‌ ۳) اسناد جدید ادارات مرکزی وزارت امور خارجه جمع آوری شده است. قدیمی ترین سند از مجموع اسناد قدیمی مربوط به سال ۸۶۸ ه. ق است و قدیمی ترین اسناد نمنایندگی های سیاسی و کنسولی ایران در خارج از کشور مربوط به سال ۱۲۰۶ ه. ق است. تا کنون به همت دفتر مطالعات سیاسی و واحد انتشار اسناد وزارت امور خارجه ۲۶ عنوان چاپ و کتبی هم در دست چاپ است. این آرشیو مجهز به بخش های کامپیوتر،‌ میکروفیلم، ضدعفونی و مرمت اسناد،‌ دستگاههای مجهز به بازخوان،‌ چاپگر (ریدر – پرینتر) و پویشگر (اسکنر) است.
* ‌آرشیو سازمان میراث فرهنگی کشور
این سازمان در سال ۱۳۶۶ با ادغام مرکز اسناد فرهنگی و سازمان های قبلی شکل گرفت و هدف آن حفظ آثار و فعالیت های فرهنگی بود. این مرکز از متخصصان و کارشناسان تاریخ،‌ حقوق،‌ کامپیوتر،‌ جغرافیا، جامعه شناسی،‌ باستان شناسی،‌ مردم شناسی،‌ هنرهای سنتی ایران،‌ معماری و اطلاع رسانی بهره می گیرد. حفظ و نگهداری این نوع آرشیو با آرشیوهای اسناد مکتوب متفاوت است و استانداردهای حفاظتی خاص خود را دارد.

* مؤسسه پژوهش و مطالعات فرهنگی
این مرکز در سال ۱۳۶۵ با توجه به اسناد قابل توجهی که بنیاد مستضعفان و دیگر نهادهای انقلابی به حکم دادسرای انقلاب اسلامی از منازل مصادره ای به دست آورده بودند، شکل گرفت و وظیفه آن سازماندهی به این اسناد برای بهره برداری از آنها بود. هم اکنون دارای واحدهای آرشیو،‌ پژوهش،‌ کتابخانه،‌ واحد فنی، کامپیوتر،‌ ارتباطات،‌ انتشارات و ترجمه است. اسناد موجود در این سازمان بیشتر شامل اسناد شخصی،‌ نامه های خصوصی (خانوادگی – اخوانیات) و یادداشت ها و نوشته ها و اسناد فرهنگی،‌ نظامی،‌ اقتصادی،‌ قضایی و حقوقی- سیاسی می باشد که نزد رجال مملکتی پیدا شده است و بیشتر اسناد مربوط به عصر قاجار و پهلوی است که قسمتی از تاریخ معاصر ایران را پوشش می دهد. از بانک های اطلاعاتی این مؤسسه بانک مزارات،‌ بانک شجره ی رجال قاجار و پهلوی،‌ بانک اسناد تاریخ معاصر ایران،‌ بانک اسناد چاپی تاریخ معاصر ایران،‌ بانک مرقعات،‌ بانک اعلام تاریخ معاصر ایران و تعدادی بانک های دیگر است. بیشتر خدمات این مرکز از طریق کامپیوتر انجام می شود و بیشتر متخصصان آن را مورخان،‌ کتابداران و مترجمان تشکیل می دهند.

* مرکز آرشیو و اسناد صدا و سیمای جمهوری اسلامی ایران
این مرکز در محل سازمان صدا و سیما قرار دارد و هدف از تأسیس آن گردآوری و نگهداری برنامه ها و اسناد و مدارکی است که به وسیله واحدهای تولید سازمان تهیه شده است. گردآوری مواد آرشیوی این سازمان به دو طریق تولید داخلی و خرید یا اجاره از شرکت های خارج از سازمان است و نظام طبقه بندی و فهرست نویسی مواد به صورت توصیفی و تحلیلی است. در ضمن محل آرشیو به فایل های متحرک،‌ سیستم های ایمنی ضد حریق‌، ضد رطوبت و ضد نور مجهز است.
علاوه بر این سازمان ها،‌ سازمان های آرشیوی دیگری هم در سطح کشور وجود دارند که یا ناشناخته مانده اند و بعضی هم اصرار بر ناشناخته ماندن خود دارند. مثل آرشیو صدای جمهوری اسلامی ایران،‌ مرکز اسناد ریاست جمهوری‌،‌ مرکز اسناد انقلاب اسلامی و …

شورای جهانی آرشیو (ایکا)
این شورا در سال ۱۹۴۸ در اجلاس یونسکو با هدف حفظ و حراست میراث مکتوب بشر به وجود آمد. اما رسمیت آن به سال ۱۵۰ یعنی تاریخ برگزاری اولین کنگره بین المللی آرشیو در پاریس برمی گردد. مرکز ایکا از بدو تأسیس تا کنون در شهر پاریس بوده است و با مجامع بین المللی مثل فدراسیون بین المللی انجمن ها و مؤسسات کتابخانه ای،‌ فدراسیون بین المللی آرشیو فیلم و … در ارتباط است.

اهم اهداف شورای جهانی آرشیو:
۱٫ تهیه استانداردها،‌ مقررات و روش ها برای پردازش و ارائه نظام های اطلاعاتی
۲٫ کمک به کشورهای در حال توسعه برای ایجاد پایگاه های اطلاعاتی و تبادل این اطلاعات در سراسر دنیا
۳٫ تنظیم سیاست ها و برنامه های توسعه در زمینه آرشیو و پراکنش اطلاعات
۴٫ گسترش آموزش کارکنان و مراجعه کنندگان به آرشیوها و ارتقای استعدادهای بالقوه در سطوح ملی و منطقه ای در زمینه علم آرشیو و اطلاع رسانی و …

این کنگره هر چهار سال یک بار تشکیل می شود و تا کنون به مسائلی چون حرفه آرشیو در عصر ارتباطات،‌ آرشیوها و آرشیویست ها در خدمت حفظ میراث فرهنگی،‌ مشکلات مالی و تأمین هزینه های آرشیوها‌، آرشیوهای پیشرو،‌ استراتژی مدون دولتی پرداخته شده است. نتایج این کنگره ها در نشریه های ایکا به نام آرکیوم ژانوس درج و منتشر می شود.

عضویت در شورای جهانی آرشیو به ۵ دسته تقسیم می شود:
۱٫ آرشیوهای دولتی (ملی) و سازمان های مرکزی آرشیو
۲٫ مؤسسه های آرشیوی
۳٫ اعضای منفرد
۴٫ اعضای افتخاری
۵٫ مجامع حرفه ای آرشیوی
سازمان اسناد ملی ایران در سال ۱۳۶۳ به عضویت شورای جهانی آرشیو درآمده است. این شورا شامل کمیته هایی چون کمیته تاریخ شفاهی،‌ کمیته جلوگیری از حوادث نامطلوب و کمیته خودکار سازی آرشیوی و … است.

شورای همکاری های مراکز اسناد و آرشیو کشور
در سال ۱۳۷۲ به همت پژوهشکده اسناد سازمان اسناد ملی ایران،‌ شورایی به منظور تقویت همکاری های آرشیوی در سطح مدیران مراکز اسناد و آرشیو در شهر تهران تشکیل شد. وظایف آن عبارت بودند از:
۱٫ تشکیل جلسات مستمر هر ماه یک بار
۲٫ تشکیل جلسات مشاوره در امور آرشیو
۳٫ دعوت به همکاری از رشته های وابسته
۴٫ توصیه به مقام های مسئول در زمینه آموزش بایگانی ها،‌ کارگزینی ها و غیره به منظور اتکای کیفیت نگهداری اسناد
۵٫ ارتقای سطح آگاهی جامعه نسبت به آرشیو
این شورا سرانجام به سب ایجاد جلسه ای دیگر و تداخل بخشی از وظایف آن با دیگر شوراها برای مدت موقتی تعطیل شد.

فصل نهم: آموزش و آرشیو

اهمیت آموزش:
آموزش یکی از ارکان اصلی رشد و توسعه است. هر علم،‌ حرفه و فن چنانچه با آموزش توأم نباشد،‌ سیر قهقرایی خواهد داشت و طبعاً‌ روزی افول خواهد کرد. گاهی تصور می شود،‌ برخی حرفه
ها،‌ صرفاً‌ تجربی است و باید از طریق عمل و تجربه آنها را فرا گرفت. به تعبیری این حرفه ها لمس کردنی است نه آموختنی. در حالی که این مطلب صحیح نیست. چنین طرز تفکری به طور عمده از دو دلیل زیر ناشی می شود:
– ضعف نظریه پردازی: گاه اتفاق می افتد که از مجموع عملکردها و دسته بندی آنها،‌ فکر و نظریه ای منتزع می شود و این نظریه مبنای تفکر منظمی در کار می شود. عدم قدرت بر تفکر و یا عدم اصرار بر تنظیم و دسته بندی مطالب آموختنی موجب غفلت از آموزش می شود.
– ضعف بیان: این دلیل که به نظر می رسد فرع بر دلیل اول باشد،‌ گاه موجب عملگرایی صرف می شود و در نتیجه جمع و دسته بندی نظری موضوعات برای تدوین برای آموزش تحت الشعاع قرار می گیرد.
عدم دسته بندی مواد آموختنی برای آموزش به دیگران عوارض فراوانی دارد که به اختصار عبارتند از:
بروز اختلاف نظر در انجام کارها و در نتیجه تشتت و پراکندگی عملکردها و حاکمیت سلیقه به جای ضابطه.
فقدان استاندارد و یا شاخصه هایی در کارها.
بیگانگی و پراکندگی افراد و سازمان ها از یکدیگر،‌ به گونه ای که چه بسا افراد و یا سازمان هایی که وظیفه مشابه دارند در عمل آنچنان از هم فاصله بگیرند که از یکدیگر باز شناخته نشوند.
وجود تزلزل در فکر و عمل،‌ آنجا که آموزش نباشد،‌ هیچ عمل کننده ای نمی تواند بر حقانیت و صحت کار خود مطمئن باشد.
نبودن ضابطه ای برای خودآزمایی و در نتیجه عدم وجود حس غرور،‌ سربلندی و افتخار برای کاری که انجام می شود.
معلوم نبودن سطح انتظارات،‌ به طوری که هیچ مدیری نمی تواند انتظارات خویش را بیان کند و از هیچ فردی توقع انجام کار مطلوب را داشته باشد.
معلوم نبودن اصول و فروع و یا متن و حاشیه؛‌ آنجا که آموزش نباشد، نمی توان مشخص کرد که اولویت ها چیست،‌ مسائل اصلی و مبنایی و امور ریزتر، تخصصی تر و یا جزئی تر کدامند.
نبود روش در انجام کارها.
فقدان نظام بازخورد.
عاطل و باطل ماندن تکنولوژی جدید.

عده ای اهداف آموزش را سه دسته دانسته اند؛‌ کسب دانش،‌ یادگیری مهارت ها و تقویت رفتار مناسب. همچنین گفته اند به منظور بهره برداری از این اهداف در امر آموزش وجود سه عنصر ضرورت دارد که عبارتند از: عمل،‌ شرایط و معیارها.
یک برنامه آموزشی کامل و سنجیده در یک محیط سازمانی،‌ برنامه ای است که کارمندان را در تصمیم گیری ها درگیر کند و از روش های عملی سود ببرد و به تربیت کارمندان با انگیزه های بالا منجر شود. آنان که روحیه بالا و اعتماد به نفس کافی دارند،‌ با همکارانشان همراهند،‌ قدرت رویارویی با تغییرات و فشارهای کاری را دارند،‌ کمتر مرتکب اشتباه می شوند و راه حل مشکلات را می یابند. از سوی دیگر در آموزش بدون برنامه ریزی این خطر هست که از آموزش مهارت های ضروری غفلت شود و نیز روش ها و شیوه های ناخواسته تقویت و استانداردهای نازلی تثبیت شود.
سازمان آرشیو جهانی در سال ۱۹۹۲ کتابی منتشر کرده و در آن مراکز آموزش رسمی و غیر رسمی بسیاری از کشورهای عضو را برشمرده و سیر تطور و گسترش مدارس آرشیوی را در سطح جهان شرح داده است.
نتایج نشان می دهد که آموزش آرشیو در سطح دنیا متفاوت است. در بعضی از کشورها این آموزش دردوره های کوتاه مدت انجام می شود. در حالی که در بعضی دیگر از کشورها آموزش چندین سال طول می کشد و گواهینامه معتبر دانشگاهی داده می شود. همچنین نیروی انسانی آموزش دهنده نیز از نظر نوع تخصص دانشگاهی و سطح آن متفاوت است. در بعضی از کشورها از مورخان یا آرشیویست های حرفه ای یا کتابداران و یا مدیران حرفه ای اطلاع رسانی و یا ترکیبی از آنها به عنوان استاد استفاده می شود.

آموزش آرشیو در ایران
آموزش آرشیو در ایران بسیار غریب و ناشناخته است. وقتی خود آرشیو برای بسیاری از تحصیلکرده های رشته های مربوط (مثل کتابداری و اطلاع رسانی و تاریخ‌) ناآشناست،‌ طبعاً‌ انتظاری از آموزش آن نمی توان داشت. برای اینکه وضعیت اسناد،‌ بایگانی و آرشیو در کشور ما سر و سامانی پیدا کند به سیاستگذاری،‌ برنامه ریزی،‌ آموزش و اجرا در سطح کلیه وزارتخانه ها نیاز است. همچنین همزمان و یا پس از آن برای پرورش نیروی انسانی ماهر در زمینه آرشیو برای بخش غیر دولتی نیز باید سرمایه گذاری شود.
برای ایجاد دوره های کوتاه و بلند مدت آموزش آرشیوی،‌ باید دولت و اعضای آن متقاعد شوند که وجود متولی اسناد و‌ آرشیو در سطح کلان اداره کشور لازم است تا برای سازماندهی آن به تربیت نیرو همت گمارند. در عین حال اخیراً‌ حرکت هایی در این زمینه از سوی دانشگاه و سازمان اسناد ملی ایران صورت گرفته است که به آنها اشاره می شود.
الف) برنامه های اجرا شده دانشگاهی:
علی رغم پیش بینی دو درس مقدمات آرشیو و مدیریت آرشیو در دوره های کارشناسی و کارشناسی ارشد رشته کتابداری و اطلاع رسانی هر یک به ارزش دو واحد از طرف شورای عالی برنامه ریزی شورای عالی انقلاب فرهنگی در برنامه های درسی – از آنجا که این دروس اختیاری است- کمتر از طرف گروه های کتابداری و به ویژه گروه کتابداری و اطلاع رسانی دانشگاه تهران برای دانشجویان ارائه شده است. توضیح اینکه گروه کتابداری و اطلاع رسانی در طرح پیشنهادی خود برای تأسیس دانشکده مزبور،‌ در کنار دو گروه کتابداری و اطلاع رسانی و نسخ خطی و آثار کمیاب رشته ای به نام آرشیو را ذکر کرده است. این گروه شماره یک خود به دانشگاه تهران در توجیه چنین نظری بیان می دارد: « آرشیو به عنوان مقوله نو در جهان امروز،‌ پایگاهی عظیم برای اطلاع رسانی است. مجموعه آرشیوی که گاه به غلط آن را با کتابخانه یکی و یا مترادف می گیرند،‌ دارای هویتی جداگانه است. گردآوری،‌ ارزیابی، طبقه بندی و اشاعه آن مقوله هایی هستند که در عین هم خانوادگی با کتابداری با آن تفاوت کلی دارند. این تفاوت بارز در همه زمینه ها تربیت نیروی کیفی متفاوت با کتابداری و اطلاع رسانی را – در عین پیوستگی در بخشی از دروس – می طلبد. نسب شناسی و تاریخ شفاهی و بعضاً موزه شناسی از مقوله هایی هستند که امکان اندراج آنها در رشته آرشیو وجود دارد.»
در جای دیگر این گزارش آمده است: «نیروهای فارغ التحصیل از رشته کتابداری و اطلاع رسانی و نسخ خطی و آرشیو به دلیل ورود تکنولوژی های جدید به سرعت جذب سازمان ها می شوند و حرکت شتابان تکنولوژی و ظهور مسائل جدید در این حوزه ها فراتر از آن است که نیروهای موجود بتوانند نیازهای رو به فزونی مملکت را تأمین کنند.»
ب)برنامه های اجرا شده سازمان اسناد ملی ایران:
سازمان اسناد ملی ایران با ایجاد واحد آموزش که گاه از نظر تشکیلاتی در معاونت آرشیو و گاه در معاونت اسناد بوده است،‌ فعالیت هایی را آغاز و به انجام رسانیده است. این فعالیت از سال ۱۳۷۱ شروع شده و در این مدت در دوره های کوتاه و بلند مدت افرادی را آموزش داده است.
۱) ‌دوره های بلند مدت: در دوره های کاردانی و کارشناسی اسناد با اخذ مجوز از سازمان امور اداری و استخدامی کشور تا کنون زمینه آموزش حدود صد نفر دانشجو را از بیش از ۵۰ سازمان و اداره دولتی فراهم کرده که هم اکنون سرگرم آموزشند و تعدادی نیز فارغ التحصیل شده اند. براساس گزارش مرکز آموزش سازمان اسناد ملی ایران،‌ فارغ التحصیلان این دوره ها می توانند در زمینه های بهبود روش های اسنادی،‌ سازماندهی نظام های بایگانی،‌ ارزشیابی اسناد اداری،‌ تمرکز پرونده های راکد به عنوان کارشناس در ادارات دولتی به کار بپردازند.

۲) دورههای کوتاه مدت:مراکزآموزش سازمان اسنادملی ایران برنامه های کوتاه مدتی به شرح زیرداشته است:.۱دوره آموزش تخصصی بایگانی و مدیریت استاد. ۲دوره آموزشی کارشناسی بررسی اسناد و مدارک

فصل دهم: آرشیو در دنیای امروز

آرشیو در دنیای امروز از اهمیت ویژه ای برخوردار شده است و به عنوان یکی از منابع تحقیقی و پژوهشی به حساب می آید. امروزه با سرلوحه قرار دادن علم مطالعه فرامین و اسناد، و توجه اعضای فرهنگستان ها به این امر،‌ فصل جدیدی در مطالعات اسنادی به وجود آمده است. فرانسه با تأسیس اکل دشارت و اکل دزاوت اتود مطالعات اسنادی را عمومیت بیشتری بخشید.
در کشورهای آلمانی زبان و به ویژه اتریش فعالیت های زیادی در زمینه مطالعه فرامین و اسناد به عمل آمده است. این علم در نظر روشنفکران و در زبان اداری در ردیف علوم کمکی تاریخ به حساب آمد. یکی از وزاری خارجه فرانسه به نام سیمئون (۱۷۴۹- ۱۸۴۲) در گزارشی به شاه وقت نوشت: «شخصی که به آموختن علم اسناد و فرامین و نسخ خطی می پردازد،‌ همراه مورخ گام برمی دارد و برای او همچون واسطه ای است که او را با دوران های گذشته مرتبط می سازد.»
در هر حال توجه به امر سند و سند داری سبب شده است که کشورهای مختلف با تأسیس آرشیوهای ملی و دهها آرشیو موضوعی و منطقه ای به نگهداری اسناد باارزش تاریخی خود همت گمارند و اسناد و مدارک را جزء میراث ملی و هویت تاریخی خود بدانند. وضع قوانین،‌ طول قفسه هایی که به آرشیو اختصاص داده شده،‌ استفاده از بودجه های بالنسبه خوب برای نگهداری و حفظ و مرمت اسناد و تأسیس مدارس و دوره های خاص در سطح جهانی و منطقه ای اهمیت این امر را به خوبی روشن می کند.
جالب است که امروزه مورخان و جامعه دانشگاهی اعم از استاد،‌ دانشجو و نویسنده و روزنامه نگاران و پژوهشگران دولتی با علاقه بیشتری به آرشیوها مراجعه می کنند. در عصر ما گسترش تکنولوژی و راهیابی آن به درون آرشیوها سیاست دسترسی به اسناد را همانند کتابخانه ها و موزه ها تحت تأثیر قرار داده است. در کانادا که از آرشیو قوی برخوردار است،‌ به شدت به مسئله برنامه ریزی عمومی توجه شده و از انواع راهها و امکانات برای عرضه خدمات عمومی استفاده شده است. خدمات ارجاعی یکی از اهداف بلند آرشیوهای کاناداست. خدمات ارجاعی در مراکز عمومی مانند آرشیوهای شهرداری،‌ آرشیوهای استانی و منطقه ای و آرشیو ملی کانادا بیشترین فعالیت را دارند. این مؤسسات خدمات گسترده و متنوعی را به مراجعه کنندگان عرضه می کنند.
به اعتقاد سر هیلاری جنکینسون، دو وظیفه اساسی آرشیویست که یکی حفظ و حراست اسناد باارزش و دیگری در معرض استفاده قرار دادن منابع برای پژوهشگران است،‌ نباید با هم عوض شود. به این معنی که اگر این دو وظیفه با هم عوض شود،‌ آرشیویست صرفاً به عنوان یک انباردار خواهد بود.
او معتقد است وظایف آرشیویست سه جنبه دارد: حراست از اسناد باارزش،‌ مشارکت در فرآیند افزودن بر مجموعه و آماده سازی اسناد برای استفاده مراجعان و پژوهشگران.

همچنین ارائه خدمات آرشیوی را به سه صورت می توان ترسیم کرد:
– فراهم آوری و دسترسی به انبوه اطلاعات تا مراجعه کننده بتواند از میان آنها مطالب و اطلاعات خود را استخراج کند.
– ارائه اطلاعات فوق العاده که شناخت و تشخیص اطلاعات خاص و استخراج مطالب لازم را برای پژوهشگران آسان می سازد.
– ارائه مستقیم اطلاعات مورد نیاز به پژوهشگران

وظیفه آرشیو آرشیویست در دنیای امروز بسیار سنگین است. در این رابطه باید گام های وسیعی برداشته شود که می توان در این رابطه به موارد زیر اشاره کرد:
۱٫ تهیه فهرست ها و انتشار اسناد: از آنجا که آرشیو برخلاف کتابخانه مخـزن باز ندارد و مراجعه کننـده نمی تواند شخصاً‌ به مخزن مراجعه کند،‌ بنابراین وجود فهرست ها نقش بسیار اساسی در این رابطه دارد. انتشار اسناد نیز به نوبه خود حائز اهمیت است. در واقع مؤسساتی که بتوانند علاوه بر انتشار فهرست اسناد به انتشار اصل سند نیز مبادرت کنند،‌ خدمت بزرگی به جامعه پژوهشی کرده اند.
۲٫ استفاده از خدمات تکنولوژی: اگرچه آرشیویست ها نسبت به سایر کارشناسان علوم اطلاع رسانی در استفاده از تکنولوژی کندتر حرکت کرده اند،‌ ورود تکنولوژی،‌ سیاستگذاری ها را در امر اطلاع رسانی آرشیوی تغییر داده است. تبدیل نظام دستی به نظام ماشینی باید با سیاست گام به گا و با توجه به صرفه و صلاح صورت گیرد. به علاوه میزان نیازمندی متقاضیان و اهمیت اسناد نیز مورد توجه باشد. استفاده از دیسک های فشرده،‌ میکروفیلم،‌ میکروفرم ها و کامپیوتری کردن اسناد،‌ تحولی شگرف در امر اطلاع رسانی ایجاد کرده است.
۳٫ شبکه سازی: شبکه سازی تلاشی بهینه و مطلوب در امر اطلاع رسانی آرشیوی است. در کشورهای پیشرفته که خدمات اطلاع رسانی آرشیوی در سطح بخشی به خوبی انجام وظیفه می کند،‌ می تواند به تأسیس شبکه منجر شود. شبکه سازی فعالیتی است که چنانچه با هماهنگی لازم انجام شده باشد،‌ می تواند محققان را یاری و در درازمدت هزینه ها را تقلیل دهد.
۴٫ مدیریت اسناد: مدیریت اسناد را می توان قسمتی از مدیریت کل اجرایی دانست که به فعالیت و صرفه جویی در ایجاد،‌ حفاظت و نحوه استفاده و در دسترس قرار دادن اسناد نظارت دارد و به طور خلاصه در طول دوره کامل حیات اسناد بر آنها ناظر می باشد. میزان کنترل آرشیوها بر مدیریت اسناد در کشورهای مختلف متفاوت است. در کشورهای معدودی،‌ آرشیو ملی تنها وظیفه مدیریت اسناد را به عهده دارد. (قوانین،‌ مقررات و مدیریت اسناد آرشیوی)

موقعیت آرشیو در ایران

۱٫ اصلاح قانون
۲٫ الزام قانونی به منظور همکاری های لازم کلیه سازمان ها با سازمان اسناد در امر بهینه سازی اسناد و آرشیو
۳٫ ساختمان
۴٫ گسترش خدمات
۵٫ تقویت نظام پژوهشی اسنادی
۶٫ تعیین تکلیف اسناد زائد
۷٫ توصیه و تفهیم این امر به توده مردم که اسناد هویت تاریخی یک ملت است.

  • نویسنده : مدیر سایت
  • تاریخ انتشار : ۰۷-۲۰-۹۳
  • دیدگاه‌ها خاموش


نظرات بسته شده است.